Управлението на спортен клуб не приключва с изготвянето на тренировъчна програма. Всеки ден трябва да се обработват записвания, да се проверяват плащания, да се следят абонаменти, да се актуализират графици и да се отговаря на въпроси от трениращи и родители.
Когато информацията е разпределена между Excel таблици, бележки, банкови извлечения и различни чатове, дори една сравнително проста проверка може да отнеме време. Освен това се увеличава вероятността дадено плащане да не бъде отчетено, промяна в графика да не достигне до всички или свободно място в тренировка да остане неизползвано.
EZ Sport Manager обединява тези процеси в една уеб базирана платформа. Системата е създадена за спортни клубове и академии, фитнес зали, танцови и йога студиа, школи по бойни изкуства, плувни басейни и персонални треньори. Ето седем конкретни начина, по които функционалностите ѝ улесняват ежедневното управление на клуба.
1. Събира информацията за трениращите и отборите на едно място
Когато данните се поддържат в няколко файла, лесно се появяват различни версии на една и съща информация. Телефонът на даден родител е актуализиран в един списък, но не и в друг. Нов трениращ е добавен в груповия чат, но липсва в таблицата с абонаментите. Треньорът разполага със собствен списък, който не съвпада напълно с този на администратора.
В EZ Sport Manager клубът може да създава и управлява отбори, трениращи, треньори и абонаментни планове в обща система. Всеки трениращ има собствен профил, в който вижда предстоящите си тренировки, информация за своя абонамент и оставащите посещения, когато използва пакет с определен брой тренировки.
Платформата поддържа отделни роли за собственик, треньор, трениращ, дете и родител. Собственикът има достъп до цялостната информация за клуба, докато треньорът вижда данните, свързани с неговите отбори и трениращи. Родителят може да управлява профилите на повече от едно дете. Така различните потребители получават необходимия им достъп, без всеки да вижда всички данни в системата.
2. Подрежда графика на персоналните и груповите тренировки
Промените в тренировъчния график често пораждат поредица от допълнителни задачи. Трябва да се провери кога залата е свободна, кой треньор води заниманието, кои трениращи са записани и дали всички са уведомени за промяната.
EZ Sport Manager разполага с вграден календар за персонални и групови тренировки. В него клубът може да организира заниманията и да предостави актуална информация на треньорите и трениращите. Това създава един основен източник на информация за графика, вместо да се разчита на съобщения, изпратени в различни моменти и канали.
Практическата полза е най-видима при динамичен график - например когато клубът работи с няколко отбора, треньори или локации. Всеки треньор може да следи собствените си дейности, а собственикът запазва общ поглед върху организацията.
3. Управлява записванията и капацитета на тренировките
При груповите занимания не е достатъчно само да има публикуван час. Трябва да се следи колко души са се записали, има ли свободни места и кой желае да присъства, ако друг участник се откаже.
В EZ Sport Manager може да бъде зададен максимален капацитет на тренировката. Когато местата се запълнят, останалите желаещи се включват в листа на чакащите. Ако записан участник се откаже, първият човек от списъка може да бъде добавен автоматично.
Клубът определя и до колко часа преди тренировката е разрешено отказване. Това е важно, защото твърде късното отписване оставя незаето място, което е можело да бъде използвано от друг трениращ.
По този начин записването следва предварително зададени правила. Администраторът или треньорът не трябва ръчно да преглежда съобщенията, да подрежда чакащите и да решава кой е следващият участник.
4. Проследява различни видове абонаменти и оставащи посещения
Не всички клубове работят с еднакъв модел. Някои предлагат месечен абонамент с неограничен достъп, а други продават пакети с конкретен брой тренировки.
EZ Sport Manager поддържа абонаменти за определен период, както и пакети с фиксиран брой посещения. В профила на трениращия може да се провери какъв пакет е закупен, до кога е валиден и колко тренировки остават.
Това премахва необходимостта посещенията да се отбелязват в отделна таблица или върху хартиена карта. При въпрос от типа „Колко тренировки ми остават?“ информацията вече е достъпна в профила на клиента. Системата позволява и отбелязване на посещение с MultiSport, което помага на клуба да разграничава различните начини, по които е използвана услугата.
5. Дава ясна информация за плащанията
Проследяването на плащанията е една от задачите, при които ръчната работа най-често създава затруднения. Име в банковото извлечение трябва да бъде свързано с конкретен трениращ, платената сума – с определен пакет, а валидността на абонамента – да бъде актуализирана.
Чрез EZ Sport Manager клубът може да проверява кой е платил, кога е направено плащането, каква сума е постъпила и за какъв абонамент се отнася. Банковите и картовите плащания могат да се отразяват автоматично, а когато клубът приема плащане в брой, треньорът или отговорният служител може да го отбележи в платформата.
Така проверката не зависи от паметта на човека, който е приел сумата, или от бележка, която по-късно трябва да бъде прехвърлена в таблица. Това не премахва необходимостта клубът да контролира финансовите си данни, но осигурява по-подредена основа за ежедневната работа.
6. Изпраща напомняния за изтичащи абонаменти
Когато абонаментът на трениращ наближава своя край, обикновено следва ръчно съобщение или телефонно обаждане. При десетки или стотици активни членове това се превръща в повтаряща се административна задача.
EZ Sport Manager позволява на собственика да настрои кога да бъдат изпращани автоматични напомняния за изтичащи абонаменти. Вместо служител периодично да проверява списък и да пише на всеки клиент поотделно, системата използва вече въведените данни за валидността.
Това не означава, че личната комуникация с трениращите става ненужна. Автоматичното напомняне просто поема стандартната и предвидима част от процеса. Екипът може да се намеси лично при конкретен въпрос, промяна на план или индивидуален казус.
7. Осигурява справки и достъп до информация от различни устройства
За да вземе практично решение, собственикът на клуба трябва да разполага с точни данни. Например колко плащания са постъпили за избран период, по какъв начин са направени и за кои абонаменти се отнасят.
EZ Sport Manager може да предоставя справки по дата или период, включително информация кой, кога, колко и за какъв пакет е платил. Това улеснява текущата проверка на приходите и намалява необходимостта сумите да бъдат събирани ръчно от няколко източника.
Тъй като платформата е уеб базирана, тя може да се използва през компютър, телефон или таблет, без инсталиране на отделна програма. Това е практично за треньорите, които трябва да проверят график или присъствие в залата, както и за собствениците, които управляват повече от един клуб или академия.
По-малко отделни операции, по-ясен работен процес
Реалната полза от EZ Sport Manager не идва от една изолирана функция. Тя се състои във връзката между различните процеси. Трениращият има профил и абонамент, абонаментът е свързан с плащане, посещенията се отразяват спрямо пакета, а тренировките са част от общ календар със записвания и определен капацитет.
Когато тази информация се управлява в една система, служителите не трябва непрекъснато да я пренасят между таблици, чатове и списъци. Това прави ежедневната работа по-проследима и позволява на клуба да прилага едни и същи правила към всички трениращи.
EZ Sport Manager предлага безплатно демо и 30-дневен пробен период без предоставяне на данни за банкова карта. Така клубът може да провери функциите с реалните си процеси, преди да реши дали платформата отговаря на начина му на работа.