Работата на треньора не се ограничава до провеждането на тренировки. В много спортни клубове именно треньорите поддържат списъците с участници, приемат плащания, отговарят на въпроси за графика, следят абонаментите, записват присъствия и уведомяват родителите за промени.
Всяка от тези задачи изглежда сравнително малка. Когато обаче се повтаря ежедневно за няколко групи, административната работа започва да заема значителна част от времето на треньора в спортния клуб. Проблемът не е само в броя на задачите, а и в постоянната необходимост вниманието да се прехвърля от тренировъчния процес към съобщения, таблици и проверки.
Намаляването на административното натоварване не означава всички задачи да бъдат прехвърлени на друг служител. По-устойчивото решение е процесите да бъдат организирани така, че ръчната намеса да се налага само при конкретен казус.
Определете кои задачи действително изискват участието на треньор
Първата стъпка е да се разграничат професионалните от административните задължения. Изготвянето на тренировъчна програма, проследяването на развитието на състезателите и комуникацията относно тяхното представяне изискват експертната преценка на треньора.
Проверката дали даден абонамент е платен, изпращането на стандартно напомняне или добавянето на участник в списъка за тренировка обикновено не изискват такава преценка. Ако треньорите извършват и тези операции, спортният клуб използва квалифицираното им време за задачи, които могат да бъдат стандартизирани или автоматизирани.
Направете списък на дейностите, които треньорите изпълняват преди и след всяка тренировка. Отбележете кои от тях са пряко свързани с работата със спортистите и кои съществуват единствено заради начина, по който в момента е организирана информацията.
Използвайте един източник на актуална информация
Административното натоварване се увеличава, когато информацията е разпределена между Excel таблици, групови чатове, хартиени списъци и личните телефони на треньорите. Ако промяна в графика бъде публикувана само в един чат, треньорът трябва да проверява дали всички са я видели. Ако плащанията се отбелязват в отделна таблица, той трябва да отвори файла, да намери съответния човек и да провери кога изтича абонаментът му. Ако присъствията се водят на хартия, впоследствие данните трябва да бъдат прехвърлени на друго място.
Когато графиците, профилите на трениращите, абонаментите и плащанията се поддържат в една система, отпада необходимостта една и съща информация да бъде въвеждана и проверявана в няколко канала. Треньорът вижда данните, свързани с неговите групи, а собственикът или администраторът запазва общ поглед върху клуба.
Дайте възможност на трениращите да извършват стандартните действия самостоятелно
Голяма част от съобщенията към треньорите са свързани с повтарящи се въпроси:
- Има ли свободно място за тренировката?
- Мога ли да се запиша?
- Колко посещения ми остават?
- До кога е валиден абонаментът ми?
- Мога ли да отменя записването си?
- Кога е следващата тренировка?
Когато тази информация е достъпна в личен профил, трениращият може да направи проверката самостоятелно. Това не премахва личната комуникация, а ограничава необходимостта треньорът да отговаря многократно на едни и същи организационни въпроси.
В EZ Sport Manager всеки трениращ разполага с профил, в който може да вижда графика, информацията за абонамента си и оставащите посещения. Платформата позволява записване и отказване от тренировки според правилата, зададени от клуба.
Въведете ясни правила за записване и отказване
Когато липсват предварително определени правила, решенията се вземат отделно за всеки случай. Един клиент се отказва два часа преди тренировка, друг пише директно на треньора, а трети не се появява, без да уведоми никого. След това треньорът трябва ръчно да прецени дали да освободи мястото и на кого да го предложи.
Добрата организация изисква клубът да определи:
- максималния брой участници;
- крайния срок за записване;
- срока за отказване без загуба на посещение;
- начина, по който се подреждат чакащите;
- правилата при неявяване.
Когато тези условия са заложени в системата, те се прилагат еднакво към всички. При запълване на капацитета може да се създаде листа на чакащите, а при освободено място следващият участник да бъде записан автоматично. Така треньорът не трябва да издирва желаещи непосредствено преди заниманието.
Автоматизирайте проследяването на абонаменти и плащания
Проверката на плащанията често попада при треньорите, защото те са в пряк контакт с клиентите. Това ги поставя в неудобната позиция едновременно да провеждат тренировката и да напомнят за неплатени такси. Системата за управление може да показва кой е платил, какъв абонамент е закупил, до кога е валиден и колко посещения остават. Плащанията в брой могат да бъдат отбелязвани от отговорното лице, а плащанията чрез свързани доставчици – да се отразяват в профила на клиента. EZ Sport Manager поддържа абонаменти за определен период и пакети с конкретен брой тренировки, както и плащания в брой и с банкови карти чрез свързани доставчици. Платформата предлага и справки за приходите по вид и период. Ролята на треньора в този процес може да бъде ограничена до бърза проверка при необходимост, вместо той да поддържа собствен списък със задълженията.
Настройте автоматични напомняния
Изтичащият абонамент е предвидимо събитие. Ако информацията за началната дата и продължителността вече е въведена, няма причина треньорът да проверява списъка всяка седмица и да пише на всеки клиент поотделно. Автоматичните напомняния могат да уведомяват трениращите предварително, че абонаментът им изтича. Клубът определя кога да бъде изпратено съобщението, а треньорът се включва само ако клиентът има въпрос или се нуждае от промяна на плана. Същият принцип може да се използва при промени в графика, предстоящи събития или важна информация за даден отбор. Стандартните съобщения се изпращат по установен ред, а личният контакт се запазва за ситуации, в които носи реална стойност.
Разпределете достъпа според ролите в спортния клуб
Не е необходимо всеки служител да управлява цялата система. Собственикът трябва да има общ поглед върху отборите, плащанията и настройките, докато треньорът има нужда предимно от графика, състава на своите групи и информацията за присъствията. Разпределянето на правата според ролите намалява объркването и ограничава риска някой да промени данни, които не са част от неговите отговорности. В EZ Sport Manager могат да бъдат създавани отделни роли за собственик, треньор и трениращ. Треньорът получава собствено табло и достъп до дейностите, свързани с неговите групи, без да е необходимо да работи с цялата административна информация на клуба.
Организирайте отчитането на присъствията още по време на тренировката
Ако посещенията се записват на хартия с идеята да бъдат въведени по-късно, често се стига до пропуски. Листът може да се изгуби, да не е ясно кой е използвал абонамент и кой е посетил тренировката с MultiSport, или информацията да остане необработена няколко дни. По-добрият вариант е присъствието да бъде отбелязано директно в системата. Тъй като EZ Sport Manager е уеб базирана платформа, треньорът може да я използва през телефон, таблет или лаптоп. Не е необходимо да инсталира отделна програма, а информацията се съхранява към съответната тренировка и профил.
Повече време за същинската работа на треньора
Административното натоварване рядко идва от една голяма задача. Обикновено то се натрупва от десетки кратки проверки, съобщения и актуализации през целия ден. Именно затова решението не е просто да се „работи по-бързо“, а да се намали броят на операциите, които изискват ръчно участие.
EZ Sport Manager обединява графици, записвания, отбори, абонаменти, плащания, присъствия, известия и справки в една платформа. Когато процесите са ясно организирани, треньорите могат да използват времето си за подготовка, наблюдение и работа с трениращите – задачите, за които професионалният им опит действително е необходим.